Dans un monde où les talents sont de plus en plus sollicités, offrir un feedback aux candidats est devenu un élément essentiel pour se démarquer en tant qu’employeur.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes : jusqu’à 62 % des candidats affirment ne jamais recevoir de retour après un entretien (Parlons RH et Jobijoba 2020). Je ne suis pas certaine que cela ait beaucoup évolué, malgré la quantité d’outils à disposition et l’importance de l’image employeur.
Et selon une étude de l’APEC (Association pour l’emploi des cadres) publiée en mai 2024, plus de la moitié des cadres attendent une réponse à leur candidature en moins de trois semaines et espèrent un retour, même succinct, de la part du recruteur quinze jours après un entretien d’embauche.
Vous l’aurez compris, l’absence de retour laisse non seulement une impression négative sur l’expérience du candidat, mais cela affecte aussi l’image de l’entreprise. Aujourd’hui, des outils comme Jarvi simplifient ce processus en rendant les feedbacks accessibles, personnalisés, et automatisés, permettant aux recruteurs de fournir un suivi de qualité sans y consacrer des heures. On en parle juste ici.
1. Qu’est-ce qu’un feedback et pourquoi est-il essentiel ?
Dans le cadre d’un processus de recrutement, le feedback, c’est le retour que le recruteur donne au candidat après chaque étape de sélection, que ce soit pour l’informer d’une avancée ou pour l’informer d’un refus.
Offrir un feedback permet au candidat de comprendre où il se situe dans le processus, mais aussi ce qui a influencé la décision du recruteur. En clair, un feedback montre au candidat que son temps et son intérêt pour l’entreprise sont valorisés et reconnus.
De plus, une étude de Glassdoor révèle que 82 % des candidats considèrent un feedback constructif comme un élément déterminant de l’expérience candidat. Un bon feedback améliore également l’image de l’employeur : il prouve que l’entreprise se soucie de ses potentiels collaborateurs et met en avant son professionnalisme.
2. Qu’est-ce qu’un bon feedback ?
Un bon feedback est avant tout personnalisé. Il permet au candidat de sentir qu’il est pris en considération en tant qu’individu, et non comme un simple numéro parmi d’autres (ce qui est très largement reproché à certains types d’entreprises). Cependant, personnaliser chaque message peut devenir particulièrement chronophage pour les recruteurs, surtout lorsqu’ils gèrent des dizaines de candidatures à chaque poste.
C’est ici que des solutions comme Jarvi entrent en jeu. En permettant une personnalisation simple et rapide, même les messages automatiques peuvent être adaptés aux candidats.
Il est important de noter que l’automatisation n’est pas synonyme de perte d’attention. Avec des champs de saisie personnalisables et des templates modulables, il est possible de créer un retour enrichi qui conserve une touche humaine, en ne conservant que des mots clés essentiels à adapter. Cela renforce la perception de professionnalisme de l’entreprise et optimise l’expérience des candidats, même lorsqu’ils ne sont pas sélectionnés.
Note : malgré tout, un message générique vaut mieux que rien : il indique au candidat que l’entreprise respecte son engagement et sa candidature, et lui montre qu’il a droit à une explication même brève. Bien évidemment, sont à bannir les messages génériques sans substance, il est tout de même possible d’avoir différents templates génériques en fonction des cas : manque d’expérience utile, candidat plus expérimenté retenu, etc.
3. Les moments clés pour faire des feedbacks : où et quand communiquer
Mais au-delà de la qualité du feedback, son timing joue un rôle crucial dans l’expérience candidat. Chaque point de contact avec le candidat dans le processus de recrutement est une opportunité de faire un retour. Voici les étapes où il est particulièrement crucial de fournir un feedback :
- Après chaque entretien : que le candidat ait passé une première rencontre téléphonique ou un entretien approfondi, un feedback lui permet de rester informé du processus. Cela peut être une courte réponse confirmant qu’il est bien passé à la prochaine étape ou un message expliquant pourquoi il ne continuera pas plus loin.
- En fin de processus : pour les candidats qui ne sont pas retenus à l’issue du processus de recrutement, un feedback de clôture est essentiel (même s’il me chagrine de devoir le rappeler). C’est souvent la dernière interaction entre le candidat et l’entreprise, et un retour honnête, respectueux, et constructif est nécessaire pour que ce moment se termine sur une note positive.
- Lorsqu’une candidature est mise en attente : parfois, des candidats potentiels sont mis en attente, notamment dans les recrutements à flux tendu ou lorsque les décisions sont retardées. Il est alors important de garder le candidat informé et de ne pas le laisser dans l’incertitude, ce qui améliore la perception de l’entreprise.
4. Que doit comporter un bon feedback ?
Offrir un feedback efficace n’est pas toujours simple. Voici quelques éléments qui permettent de donner un retour complet et apprécié :
- Remerciements : Un remerciement pour le temps passé et l’énergie investie dans la candidature est essentiel. Il montre au candidat que l’entreprise reconnaît son engagement.
- Retour sur l’échange : Ce retour doit inclure des éléments spécifiques concernant l’échange. Si possible, mentionner les compétences qui ont été appréciées ou, au contraire, des points d’amélioration pour aider le candidat à progresser. Ce type de feedback est souvent perçu comme un signe de respect et de bienveillance.
- Conseils constructifs : Lorsqu’ils sont pertinents, des conseils pour de futures candidatures ou des suggestions pour des améliorations peuvent aider le candidat à progresser. Cela peut être vu comme une marque d’empathie et d’attention de la part du recruteur, renforçant ainsi la marque employeur.
5. Automatiser le feedback avec Jarvi : simplicité et personnalisation à chaque étape
Utiliser un ATS (applicant tracking system) pour suivre ses candidatures est déjà le minimum. Mais avec des outils comme Jarvi, il est possible de donner des retours de qualité tout en optimisant le temps du recruteur. Voici comment l’utiliser pour construire un processus fluide et respectueux du temps des candidats :
- Créer un champ de saisie pour le motif du refus : au lieu d’écrire un message à partir de zéro pour chaque feedback, identifiez les raisons principales pour lesquelles un candidat est refusé (compétences, culture d’entreprise, etc.). Ce champ, intégré dans Jarvi, permet d’enrichir chaque feedback sans alourdir le processus.
- Élaborer un template de feedback : créez un modèle de feedback avec un texte principal et des espaces réservés pour les informations personnalisées. Par exemple, “Merci pour votre temps et pour l’échange autour de vos compétences en [compétence principale].”
- Définir une règle d’envoi : choisissez le moment optimal pour envoyer le feedback, comme dans les 24 heures suivant un entretien, ce qui démontre le professionnalisme de l’entreprise.
- Automatiser l’envoi : une fois le template et les champs personnalisés en place, vous pouvez programmer l’envoi de ces messages.
6. Exemples d’applications
Feedback après un entretien positif (le candidat passe à l’étape suivante)
Bonjour [Prénom],
Merci pour votre temps et pour cet échange constructif sur votre expérience et vos compétences en [Compétence principale discutée]. Nous avons le plaisir de vous informer que vous êtes sélectionné(e) pour l’étape suivante du processus de recrutement pour le poste de [Titre du poste].
Lors de cet entretien, nous avons particulièrement apprécié votre approche en [Approche spécifique ou qualité observée] et vos connaissances en [Compétence technique ou soft skill complémentaire].
Vous serez prochainement contacté(e) pour organiser ce rendez-vous avec [Nom ou titre du prochain intervenant]. Encore merci pour votre engagement envers [Nom de l’entreprise] et à bientôt pour la suite de notre collaboration !
Bien cordialement,
Champs personnalisables : prénom, compétence principale discutée, titre du poste, approche spécifique ou qualité observée, compétence technique ou soft skill complémentaire, nom du prochain intervenant, nom de l’entreprise.
Feedback pour un rejet après entretien
Bonjour [Prénom],
Merci d’avoir pris le temps de nous rencontrer et de partager vos idées avec nous pour le poste de [Titre du poste]. Nous avons particulièrement apprécié votre [Compétence technique ou soft skill complémentaire], mais après un examen attentif, nous avons choisi de poursuivre avec un autre profil.
Pour renforcer vos chances pour de futurs postes similaires, nous vous conseillons d’approfondir vos connaissances en [Compétence ou domaine à travailler].
Encore merci pour votre intérêt pour [Nom de l’entreprise]. Nous vous souhaitons une belle continuation dans vos projets professionnels et restons ouverts à l’idée de collaborer avec vous à l’avenir.
Bien cordialement,
Champs personnalisables : prénom, titre du poste, compétence technique ou soft skill complémentaire, compétence ou domaine à travailler, nom de l’entreprise.
Feedback de mise en attente (lorsque la décision est reportée)
Bonjour [Prénom],
Merci encore pour notre échange récent dans le cadre de votre candidature pour le poste de [Titre du poste] chez [Nom de l’entreprise]. Nous avons été impressionnés par vos compétences en [compétence observée].
Cependant, en raison d’un léger retard dans notre processus de recrutement, la décision finale sera prise d’ici [Période ou date prévue]. Nous vous tiendrons informé(e) dès qu’une décision sera prise.
Nous vous remercions pour votre patience et restons disponibles si vous avez des questions entre-temps.
Bien cordialement,
Champs personnalisables : prénom, titre du poste, nom de l’entreprise, compétence observée, période ou date prévue.
Feedback constructif avec conseils
Bonjour [Prénom],
Merci pour cet entretien et pour le temps que vous avez consacré à nous présenter votre parcours pour le poste de [Titre du poste]. Nous avons apprécié votre expertise en [Compétence technique ou soft skill observée] et votre approche en [Approche ou > qualité spécifique].
Bien que nous ayons décidé de poursuivre avec un autre profil, nous aimerions partager quelques conseils pour de futures opportunités dans ce domaine. Nous vous recommandons de [Conseil spécifique].
Nous vous remercions pour votre intérêt pour [Nom de l’entreprise] et espérons que ces conseils vous seront utiles pour vos prochaines candidatures.
Bien cordialement,
Champs personnalisables : prénom, titre du poste, nom de l’entreprise, Compétence technique ou soft skill observée, Approche ou qualité spécifique, conseil spécifique, nom de l’entreprise.
En conclusion : redéfinir le feedback pour améliorer l’expérience candidat
Le feedback est bien plus qu’un simple message : il est l’une des clés pour une expérience candidat réussie. En optimisant le processus de feedback grâce à des outils comme Jarvi, les recruteurs peuvent offrir un retour rapide, structuré, et personnalisé à chaque candidat. Ce suivi contribue à valoriser l’entreprise, à fidéliser les talents et à renforcer la marque employeur.
En misant sur une culture du feedback, chaque interaction devient une occasion de fidéliser un talent et de renforcer l’image de marque de votre entreprise.
Alors, prêt à transformer vos pratiques de feedback et à offrir une expérience candidat de qualité ?
