Choisir le meilleur ATS : Le guide ultime

Soumis à une forte charge mentale, et à la pression du temps, Recruteur est un métier exigeant.

Sans un bon ATS, il n’est pas envisageable de trouver le candidat idéal pour un poste dans les délais impartis. Le bon ATS est un logiciel qui permettra d’économiser du temps et des efforts tout en garantissant que seuls les candidats qualifiés et pertinents parviennent aux étapes avancées du recrutement.

Mais il n’y a pas de choix unique et parfait pour tous, car chaque recruteur a des besoins spécifiques. L’objectif de cet article est de vous aider à identifier les critères importants pour vous lors du choix de l’ATS et de comprendre les différentes options disponibles sur le marché.

Avec cet article, vous serez en mesure de personnaliser ce fichier d’évaluation d’ATS, prêt à remplir, avec votre cahier des charges.

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Qu’est qu’un ATS (Applicant Tracking System) moderne ?

ATS signifie Applicant Tracking System. C’est un logiciel qui permet aux recruteurs de gérer leurs processus de recrutement. C’est aujourd’hui bien plus qu’un simple système de suivi des candidatures.

Les ATS modernes sont capables d’assister le sourcing, les envois d’emails, la publication d’offres d’emploi, le tri des candidatures, la gestion des entretiens. Ils permettent de constituer un important vivier qualifié et d’en tirer profit pour les nouvelles offres d’emploi.

Certains ATS bénéficient même d’une partie CRM intégrée, leur permettant de gérer l’ensemble des clients et prospects, de suivre leurs interactions et la relation commerciale de façon générale.

4 questions à se poser avant de choisir un ATS ?

Vos besoins sont uniques et il est donc important de bien identifier ce dont vous avez besoin avant de commencer votre recherche.

Votre type d’entreprise

La taille de votre entreprise, son organisation, son secteur d’activité, joue un role important dans le choix de l’ATS.

• ATS pour les recruteurs freelances : Vous pourriez avoir besoin d’un outil axé principalement sur le sourcing efficace et la gestion de la relation client. Un système léger et flexible serait probablement plus adapté à votre activité indépendante.

• ATS pour les cabinets de recrutement : Avec une équipe de recruteurs, vous avez besoin d’une solution permettant une collaboration fluide entre les membres de l’équipe. L’ATS doit gérer le volume de sourcing et de candidatures que vous traitez. La partie CRM est primordiale pour une bonne gestion de la relation client, et développer le business de votre agence. Que ce soit pour l’ATS ou le CRM, la gestion intégrée des échanges emails, linkedin, etc… peut vous permettre d’augmenter beaucoup la productivité de votre équipe, tout en vous offrant un reporting, un suivi précis et complet.

• ATS pour les petites entreprises : Avec un volume de candidatures généralement plus faible, vous pourriez opter pour un système basique et convivial. L’objectif serait de choisir une solution qui ne grève pas votre budget tout en répondant à vos besoins essentiels et en étant facile à prendre en main par toutes les personnes de votre équipe.

• ATS pour les grandes entreprises : Dans ce cas, vous auriez besoin d’un système robuste et évolutif. L’ATS devrait idéalement s’intégrer harmonieusement avec vos autres systèmes RH. L’accent serait mis sur l’efficacité à grande échelle, permettant de faire gagner du temps à l’ensemble de votre équipe RH.

L’origine de vos talents

• candidatures à des offres d’emploi ou spontanées : La reconnaissance de CV (parsing de CV) est capitale pour une bonne gestion des candidatures. Selon votre volume, des fonctionnalités de screening rapide utiles.
• sourcing: vous devez vérifier la compatibilité de votre ATS avec les sources de talents que vous utilisez. Linkedin est la plus part du temps la source principale, mais il existe d’autres sources comme HelloWork, Indeed, l’APEC, etc… Vérifiez la qualité de l’intégration des profils sourcés (un par un, ou en masse, obligé ou non de passer par le CV, suivi des échanges InMail, demandes de connexion LinkedIn, etc…).
• cooptation: si vous avez mis en place un outil de gestion de la cooptation, vérifiez la compatibilité de l’ATS que vous testez.

L’Intégration à votre écosystème

Peut être avez vous d’autres outils indispensables à votre activité, qu’il est important que votre ATS puisse intégrer. Dresser la liste de vos outils existants, et vérifier la compatibilité avec votre ATS est un point clé. Voici quelques exemples d’intégrations qui pourraient vous être utiles :

• Linkedin
• Linkedin Recruiter ou Sales Navigator
• Emails Google / Google workspace
• Emails Microsoft / Microsoft office 365
• Agenda Google / Google workspace
• Agenda Microsoft / Microsoft office 365
• Job boards (HelloWork, Indeed, APEC, etc…)
• Solution de cooptation
• Solution de tests de personnalités / tests techniques

Votre Budget

Prendre un ATS premium n’est pas un gros problème si votre activité est florissante, et si votre budget le permet. Cela vous permettra souvent de bénéficier de fonctionnalités très avancées. Mais restez vigilant, certains outils premium peuvent être très chers, et ne vous apporteront pas forcément la valeur ajoutée attendue.

Cependant, chaque euro compte lorsque vous êtes une petite entreprise avec un budget serré. Vous ne voudriez pas dépenser des milliers d’euros pour un ATS avancé. Par conséquent, la recherche d’un ATS abordable destiné aux petites entreprises deviendra un facteur clé. Attention cependant, si votre activité est en forte croissance, un système limité peut vite devenir une gêne et vous coûter cher en temps perdu.

En d’autres termes, le budget peut être l’un des principaux critères pour choisir le bon logiciel ATS. Votre budget doit être analysé pour identifier le logiciel ATS qui peut s’adapter adéquatement à vos dispositions financières en plus de satisfaire vos besoins en recrutement.

24 fonctionnalités d’un ATS moderne

Voici une liste très complète des fonctionnalités proposées par les meilleurs logiciels ATS. Selon vos besoins identifiés plus haut, certaines fonctionnalités peuvent être plus ou moins importantes, ou même complètement inutiles. Vous pouvez faire un tri sur cette liste en fonction de vos priorités. Nous mettons à votre disposition un modèle de RFP (Request For Proposal) prêt à l’emploi, contenant tous les éléments pour vous aider dans votre évaluation des ATS que vous testerez.

Gestion des offres

• Multi-diffusion : Permet de publier automatiquement une offre d’emploi sur plusieurs plateformes et job boards simultanément.
• Réception des candidatures dans l’ATS : Centralise toutes les candidatures reçues directement dans le système, quelle que soit leur origine. Même sans multi-diffusion, l’ATS doit pour récupérer les candidatures reçues sur votre boite email, envoyées via un job board, ou bien directement sur votre site carrière.
• Parsing de CV : Analyse automatiquement les CV pour extraire les informations pertinentes et les intégrer dans la base de données. Les meilleurs ATS sont capables d’extraire les informations les plus complexes, comme les compétences, les certifications, les expériences professionnelles, et même la photo de profil du candidat.
• Site carrière : Si vous développez une forte image de marque, vous pourriez avoir besoin d’un site carrière. Vous pouvez avoir un site sur mesure, que vous voudrez intégrer à votre ATS. Ou au contraire, vouloir laisser votre ATS générer votre site carrière.

Constitution et exploitation du vivier

• Sourcing LinkedIn : Permet d’importer directement des profils depuis LinkedIn dans l’ATS. Idéalement, cette opération est quasi instantannée, et ne nécessite pas de passer par le CV. Certains ATS vous permettent aussi d’importer votre réseau LinkedIn en un clic.
• Sourcing Linkedin Recruiter / Sales Navigator : Permet d’importer des projets Linkedin Recruiter ou des listes Sales Navigator dans l’ATS.
• Sourcing CVthèques : Facilite la recherche et l’import de profils depuis divers CVthèques comme HelloWork, Indeed, Apec, etc…
• Recherche avancée dans le vivier : Un vivier n’est utile que s’il est facile à exploiter. Les fonctionnalités de recherche avancée sont donc essentielles. Pensez aux recherches booleénnes, aux filtres sur les compétences, les expériences, les formations, etc… Mais aussi la possibilité de tagger / segmenter votre vivier, pour le rendre plus pertinent et plus simple à exploiter.
• Gestion des doublons : Identifie et gère automatiquement les profils en double pour maintenir une base de données propre. Par ailleurs, lorsqu’un candidat poste plusieurs fois, à plusieurs offres, il est important que l’ATS ne créé pas plusieurs profils différents, mais qu’il regroupe ces candidatures dans un seul profil.
• Export Excel / CSV : Il est important que vous puissiez exporter facilement vos profils, pour les intégrer dans d’autres outils, les transmettre à vos clients, partenaires, etc. C’est aussi la garantie que vos données restent en votre possession, et que vous êtes libre de partir avec vos données à l’identique.
• Import Excel / CSV : Facilite l’import en masse de profils à partir de fichiers Excel ou CSV. Il est pratique de pouvoir importer des profils obtenus sous forme d’un fichier Excel, par exemple, pour les intégrer dans votre vivier.

Process de recrutement

• Personnalisation des processus / étapes du recrutement : Permet de créer et adapter les étapes du recrutement selon vos besoins, ou les besoins de vos clients.
• Entretiens structurés et personnalisés : L’entretien avec le candidat est une étape importante. Certains ATS permettent de personnaliser les entretiens, de les rendre plus structurés, et de les rendre plus personnalisés.
• Actions automatiques : Il est fréquent de vouloir déclencher des actions automatiques en fonction des évènements du processus de recrutement. Par exemple, lorsque vous refuser un candidat, vous pourriez déclencher une action automatique pour lui envoyer un email lui expliquant pourquoi vous avez refusé sa candidature. Ou bien lorsque vous organisez un entretien, vous pourriez déclencher une action automatique pour rappeler à votre candidat votre date de rendez-vous.
• Statistiques, metrics, KPI, reporting : Fournit des outils d’analyse et de reporting pour suivre les performances du recrutement, et améliorer la productivité de votre équipe.

Communication / Outreach

• Intégration emails : Permet d’envoyer et de recevoir des emails directement depuis l’ATS. Attention, certains ATS ne gèrent que l’envoi d’emails, et d’autres seulement la réception. Beaucoup d’ATS ne gèrent pas les fichiers joints, et ne permettent donc pas d’envoyer des CV par email. Pensez à vérifier cette fonctionnalité si elle vous est utile.
• Messagerie LinkedIn : Pouvoir envoyer des invitations ou messages LinkedIn depuis l’ATS permet de gagner beaucoup de temps et d’augmenter le niveau de personnalisation. Il est également important de noter que les taux de réponse sont plus élevés lorsque le recruteur envoi un message LinkedIn plutôt qu’un email.
• Messagerie LinkedIn Recruiter et/ou Sales Navigator : La messagerie LinkedIn Recruiter et Sales Navigator permettent en plus de contacter par InMails des profils qui sont hors de votre réseau LinkedIn.
• Messagerie WhatsApp, Telegram, SMS, etc. : les candidats sont de plus en plus nombreux à utiliser ces canaux de communication. Cela créé une proximité et une réactivité plus grande, et permet de se démarquer des autres recruteurs.
• Automatisation des relances : Programmer et envoyer automatiquement des messages de suivi aux candidats vous permet d’augmenter très fortement (+100% en moyenne) votre taux de réponse.
• Planificateur de RDV intégré (exemple calendly) : Facilite la prise de rendez-vous avec les candidats.
• Communication au sein de l’équipe : Offre des outils de collaboration interne, comme des rappels, un historique des actions et intéractions, etc…

CRM : relation client

• Gestion des entreprises : Pouvoir intégrer vos clients dans la partie CRM de votre ATS vous permet de ne pas avoir de double saisie entre deux outils, et faire le liens entre clients, projets de recrutement et candidats.
• Intégration à une base de données d’entreprises : Il peut être fastidieux de saisir toutes les informations de votre client. Certains ATS / CRM intègrent une base de données d’entreprises (comme Linkedin, Pappers, etc…), qui permet d’apporter de nombreuses informations automatiquement (nom, logo, coordonnées, site internet, secteur d’activité, nombre d’employés, informations légales, localisation des sites de l’entreprise, etc…).
• Gestion des interlocuteurs : Au delà des entreprises, vous voudrez surement gérer les interlocuteurs (recruteurs, chef d’entreprises, managers, etc…) avec lesquels vous échangez. Certains ATS permettent d’intégrer ces interlocuteurs dans la partie CRM, et de suivre l’historique des échanges, les emails, les appels, les rendez-vous, etc…
• Prospection intégrée : une prospection intégrée vous permet de trouver de nouveaux clients à partir de listes de prospection, que vous pourrez contacter directement depuis votre ATS et CRM, suivre dans votre pipeline de prospection, et convertir en clients.
• Partage client / manager : des fonctionnalités de partage peuvent vous permettre de pousser des candidats à des clients, tout en choissisant les informations que vous souhaitez partager. Le gain de temps est certain, et c’est aussi l’occasion de partager de façon transparente le travail accompli et valoriser votre entreprises.

3 erreurs à éviter

Même en ayant défini clairement vos besoins, et en ayant listé les fonctionnalités importantes pour votre activité, il reste possible d’avoir de mauvaises surprises. Voici les pièges à éviter :

Ne pas évaluer le logiciel en conditions réelles

Evaluer un ATS uniquement lors de la démonstration commerciale peut vous induire en erreur. Les démonstrations sont souvent conçues pour montrer le logiciel sous son meilleur jour, mais elles ne reflètent pas toujours les défis spécifiques auxquels vous serez confronté. Il est crucial de tester l’ATS dans des conditions réelles, avec vos propres données et processus. Cela vous permettra de vérifier s’il s’intègre bien dans votre flux de travail quotidien et s’il répond vraiment à vos besoins.

Ne pas mesurer la réactivité du support

Le support client est un élément souvent négligé lors de l’achat d’un ATS, mais il est essentiel. Un ATS, même s’il est performant, peut rencontrer des bugs ou simplement demander des adaptations pour vous. Si le support client n’est pas réactif, cela peut rapidement devenir un cauchemar pour votre équipe. Assurez-vous de tester le support avant de vous engager, par exemple en posant des questions techniques ou en demandant de l’aide sur des cas spécifiques. La rapidité et la qualité des réponses sont des indicateurs importants de la qualité du service.

Oublier de prévoir la migration de ses données existantes

Lorsque vous changez d’ATS, la migration des données existantes est un aspect souvent oublié, ou abordé après la signature. Or c’est parfois une opération complexe, et dans ce cas facturée par l’éditeur de l’ATS. Un transfert mal préparé peut entraîner la perte de données précieuses ou des incohérences dans votre vivier et historique. Avant de choisir de signer avec votre nouvel ATS, validez :

• le tarif de la migration
• le délai de migration
• le détail des informations qui seront migrées
• idéalement, demandez à l’éditeur de vous fournir un contact client venant du même ATS que vous, afin de reccueillir son témoignage.

6 solutions à considérer pour votre activité de recrutement

Parmi les solutions les plus envisagées par les recruteurs indépendants ou en cabinet, on trouve : Bullhorn, Gem, Jarvi, Loxo, RecruitCRM et Zoho Recruit (par ordre alphabétique).

Pour autant, des solutions moins orientées pour les cabinets de recrutement peuvent aussi convenir. N’hésitez pas à pousser vos recherches si vous n’avez pas trouvé votre bonheur parmi ces suggestions.

Télécharger un modèle de RFP prêt à l’emploi

Afin de vous aider dans votre recherche, nous avons réalisé un modèle de RFP (Request For Proposal) prêt à l’emploi. Vous pourrez l’utiliser pour faire une évaluation plus précise des différents ATS que vous testerez. N’hésitez pas à l’adapter à vos besoins spécifiques. En particulier, vous pouvez retirer les fonctionnalités qui ne vous concernent pas, ou en ajouter au contraire.

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