Partie 1 : définition et stratégies à adopter.

L’expérience candidat a longtemps été sous-estimée par les entreprises et leurs recruteurs. Longtemps ? C’est encore souvent le cas dans beaucoup d’entreprises aujourd’hui. Et pourtant, d’après une étude menée par TalentPlug, 52% des candidats déclinent une offre, en raison de l’expérience candidat insuffisante durant le process de recrutemnt.

Dans cet article, je vais faire en sorte de clarifier les choses pour vous aider à y voir beaucoup plus clair !

Qu’est-ce que l’expérience candidat ?

Commençons par une définition simple : l’expérience candidat représente l’ensemble des interactions qu’un candidat vit au cours de son processus de recrutement, du premier contact jusqu’à son intégration, ou même après un refus.

Mais il est essentiel de clarifier ce que l’on entend par “processus de recrutement”, car cette notion peut varier d’une personne à l’autre. Pour certains, le processus débute au premier échange avec le candidat et s’achève à la signature du contrat. Pour d’autres, il s’étend jusqu’à la prise de fonction, voire jusqu’à la fin de la période d’essai.

Cependant, un aspect souvent négligé est que l’expérience candidat commence bien avant ces étapes formelles. Dès qu’une personne entre en contact avec votre marque – via votre site web, vos offres d’emploi ou même vos publications sur les réseaux sociaux – elle commence déjà à se forger une opinion sur vous en tant qu’employeur potentiel.

Cela change complètement la donne : l’expérience candidat ne se limite pas aux interactions directes. Elle englobe tout, depuis la fluidité du parcours de candidature jusqu’à la clarté des communications, en passant par la rapidité des retours et le respect des délais.

Bien entendu, des échanges respectueux, des retours personnalisés et une bonne écoute sont essentiels. Mais si votre processus de candidature est long, peu optimisé ou manque de transparence, cela peut anéantir tous vos efforts. L’expérience candidat est une chaîne continue d’interactions, et chaque maillon compte.

Concrètement, cette expérience englobe tout le parcours du candidat, depuis son premier contact avec votre marque jusqu’à son intégration définitive ou, parfois, jusqu’au moment où il renonce ou se voit refuser une opportunité. Mais même après un refus, l’expérience continue à travers des actions de nurturing, qui permettent de garder un lien pour de futures opportunités.

Que mettre en place pour améliorer l’expérience candidat ?

Vous l’aurez compris, l’expérience candidat ne se résume pas à un simple échange entre un recruteur et un candidat. Elle se construit tout au long du parcours, à différents moments clés. C’est une démarche proactive qui demande de l’organisation et des outils adaptés pour maximiser chaque interaction.

Voici plusieurs actions à mettre en place pour optimiser chaque étape du processus.

1. Avant un processus de recrutement

• Développez et communiquez une marque employeur forte : créez un site carrière attractif et informatif. Mettez en avant des témoignages d’employés, des vidéos uniques sur la culture d’entreprise et des informations sur les valeurs et la mission de l’entreprise. Ces éléments permettent de séduire les talents bien avant qu’ils ne deviennent candidats.
• Optimisez la présence sur les réseaux sociaux : publiez du contenu engageant et pertinent pour montrer votre dynamique interne et votre attractivité en tant qu’employeur. Cela va de la publication d’offres d’emploi à des exemples concrets de la vie d’entreprise en passant par un programme d’employee advocacy, par exemple.
• Offrez de la transparence sur les rôles : publiez des descriptions de poste précises et réalistes. Ajoutez des témoignages de collaborateurs pour donner une image humaine et fidèle de l’équipe, des responsabilités et des opportunités de croissance.
• Simplifiez l’accès aux offres d’emploi : assurez une navigation fluide et intuitive sur votre site carrière, en particulier sur mobile. Un parcours candidat optimisé, c’est aussi des offres faciles à trouver et à postuler.
• Proposez un chatbot d’assistance : un chatbot peut répondre aux questions fréquentes des candidats et leur offrir une aide immédiate. Si possible, optez pour un chat en temps réel géré par des humains afin de fournir des réponses plus personnalisées.

2. Au moment de la candidature

• Simplifiez le processus de candidature : limitez les champs obligatoires dans le formulaire et autorisez l’intégration de profils LinkedIn pour accélérer la candidature. Les candidats apprécient de pouvoir postuler en quelques clics, sans processus laborieux.
• Optimisez l’expérience mobile : votre plateforme doit être fluide et responsive sur tous les appareils, car un grand nombre de candidats postulent via leur smartphone. La simplicité et l’ergonomie sont des facteurs clés de succès.
• Informez sur le processus : dès la candidature soumise, indiquez clairement les étapes à venir. Combien de temps avant une réponse ? Quelles sont les phases du processus de sélection ? Cela réduit l’anxiété des candidats et les aide à gérer leurs attentes.
• Envoyez un accusé de réception automatique : dès qu’un candidat postule, envoyez un email personnalisé pour confirmer la bonne réception de sa candidature et l’informer des prochaines étapes. Cela montre que vous respectez son temps et son intérêt pour l’entreprise.

3. Durant les entretiens

• Soignez l’accueil : un bon accueil, que ce soit en personne ou virtuellement, est essentiel. Prévoyez un briefing clair avant l’entretien : lieu, horaires, interlocuteurs et outils. Montrez au candidat qu’il est attendu et préparé à chaque interaction.
• Préparez les recruteurs et managers : formez vos équipes à mener des entretiens inclusifs et sans biais. Utiliser des entretiens structurés et des scorecards permet de garantir l’équité dans l’évaluation des candidats.
• Informez les candidats : donnez-leur des informations sur les objectifs de chaque entretien, la durée prévue et les personnes qu’ils rencontreront. Cela permet au candidat d’être préparé et de se sentir à l’aise.
• Soyez ponctuel et respectueux : respectez les horaires fixés pour les entretiens et prévenez les candidats en cas de retard. La ponctualité est un signe de respect et un bon indicateur de la culture de votre entreprise.
• Rendez les entretiens interactifs : encouragez les candidats à poser des questions et à s’informer sur l’entreprise. Un entretien ne doit pas être à sens unique, mais un échange mutuel d’informations.
• Donnez des retours rapides : après chaque entretien, fournissez un feedback constructif, qu’il soit positif ou négatif. Cela montre que vous valorisez le temps investi par le candidat.

4. Après les entretiens

• Suivi transparent et rapide : communiquez rapidement avec les candidats après l’entretien. Si le processus prend du temps, tenez-les informés pour éviter toute frustration. Personne n’aime être laissé dans l’incertitude.
• Proposez des feedbacks détaillés : offrez des retours constructifs aux candidats non retenus. Cela les aide à comprendre pourquoi leur candidature n’a pas été retenue et leur donne des pistes d’amélioration pour l’avenir.
• Assurez une réponse finale à tous les candidats : ne laissez jamais un candidat sans réponse. Même si la décision est négative, le respect de l’effort investi mérite une communication finale claire.
• Créez une expérience positive même en cas de refus : remerciez les candidats pour leur intérêt et encouragez-les à postuler à nouveau si une autre opportunité correspond à leur profil. Cela laisse une image positive de votre entreprise.

5. Pendant la période d’essai (donc pour les candidats retenus)

• Organisez une intégration structurée : un onboarding de qualité permet de préparer le nouveau collaborateur à ses responsabilités. Proposez un plan de formation, des objectifs à atteindre et des présentations des équipes pour qu’il se sente intégré rapidement.
• Assurez un accompagnement personnalisé : la nomination d’un mentor ou d’un parrain aide les nouveaux embauchés à s’adapter à leur nouvel environnement de travail.
• Restez à l’écoute du nouveau collaborateur : collectez régulièrement ses impressions et adaptez vos processus si nécessaire. Un suivi personnalisé favorise l’engagement.
• Proposez des points réguliers : fixez des points réguliers pour évaluer les progrès et ajuster les responsabilités selon les compétences et aspirations du collaborateur.
• Partagez la vision de l’entreprise : assurez-vous que le collaborateur connaît bien les objectifs stratégiques et la vision de l’entreprise pour qu’il puisse s’y aligner dès le début.

6. Pour les candidats refusés

• Offrez un feedback constructif : un retour détaillé et personnalisé sur les points forts et les axes d’amélioration permet au candidat de progresser dans ses démarches futures.
• Maintenez une relation avec les candidats non retenus : intégrez-les dans un vivier de talents, en leur offrant la possibilité de participer à des événements ou de rester informés des futures opportunités via des newsletters. C’est ce qu’on appelle le nurturing.
• Proposez un suivi post-recrutement : pour les candidats ayant été refusés tardivement dans le processus, proposez un suivi ou une session de coaching pour les aider à orienter leur carrière.
• Demandez un retour d’expérience : recueillez les impressions des candidats refusés pour comprendre comment améliorer votre processus.
• Encouragez à postuler à nouveau : montrez aux candidats qu’ils sont les bienvenus pour postuler à d’autres postes qui pourraient mieux correspondre à leur profil.

En définitive, améliorer l’expérience candidat ne se résume pas à quelques ajustements, mais à une démarche globale qui touche toutes les étapes du processus de recrutement.

Néanmoins, comme vous pouvez le constater, certaines actions restent relativement faciles à mettre en place. De plus, chaque interaction et chaque moment est une opportunité de renforcer votre marque employeur et d’attirer les meilleurs talents.

Enfin, vous ne l’avez peut-être pas remarqué, mais il y a de quoi, ici, déléguer à vos équipes des parties respectives et leur offrir, à eux, une expérience employé enrichissante !

Quels sont les bénéfices d’une bonne expérience candidat ?

La question que beaucoup d’entreprises se posent : pourquoi investir dans l’amélioration de l’expérience candidat ? Est-ce vraiment nécessaire ?

La réponse est simple : oui, et il y a de nombreux avantages à le faire. Améliorer l’expérience candidat ne se résume pas à rendre les candidats heureux. Cela a un impact direct sur votre marque, vos processus internes et même sur la productivité globale de votre entreprise. Sans parler du fait que, bien entendu, cela vous offre un avantage concurrentiel non négligeable.

Voici les principaux bénéfices :

• Amélioration de la réputation de votre entreprise : une bonne expérience candidat renforce la marque employeur et améliore la perception de l’entreprise auprès des candidats, ce qui attire naturellement davantage de talents de qualité.
• Augmentation du nombre de candidatures qualifiées : les candidats qui vivent une expérience positive sont plus enclins à recommander l’entreprise à d’autres talents, augmentant ainsi votre vivier de candidats.
• Réduction des coûts de recrutement : un processus plus efficace réduit la durée du recrutement et diminue le turnover, ce qui permet de réduire les coûts associés au recrutement et à la formation.
• Fidélisation des candidats non retenus : un candidat non sélectionné qui a vécu une bonne expérience est plus susceptible de postuler à nouveau ou de devenir ambassadeur de votre marque, augmentant ainsi les chances de futures collaborations.
• Amélioration de l’engagement de vos nouveaux employés : un candidat qui a vécu une expérience positive tout au long du processus d’embauche est plus engagé, motivé et impliqué dès son arrivée dans l’entreprise.
• Réduction du taux de désistement : une excellente expérience réduit les risques de désistement des candidats, car ils se sentent valorisés et bien informés tout au long du processus.
• Gain de temps pour les recruteurs : un processus de recrutement bien conçu et des communications claires permettent aux recruteurs de traiter plus efficacement les candidatures et de réduire les efforts administratifs.
• Meilleure gestion de la diversité : une expérience inclusive permet d’attirer des talents divers, contribuant ainsi à une meilleure culture d’entreprise et à de meilleures performances.
• Renforcement de votre image de marque globale : les candidats, qu’ils soient embauchés ou non, partagent leur expérience avec leur entourage. Cela peut influencer positivement l’image de l’entreprise non seulement auprès des talents, mais aussi des clients et partenaires.
• Confiance et transparence : des processus transparents renforcent la confiance des candidats dans l’entreprise, améliorant ainsi leur perception de la marque employeur.
• Différenciation concurrentielle : dans un marché de plus en plus compétitif, une excellente expérience candidat devient un avantage concurrentiel pour attirer les meilleurs talents face à la concurrence.
• Réduction des avis négatifs en ligne : les candidats déçus peuvent partager leur expérience négative sur des plateformes comme Glassdoor. Une bonne expérience réduit ce risque et améliore la réputation de l’entreprise.
• Évaluation plus précise de la culture d’entreprise : en interagissant positivement avec l’entreprise tout au long du processus, les candidats peuvent mieux comprendre la culture d’entreprise, ce qui permet un alignement des attentes.

En résumé, offrir une expérience candidat optimisée ne profite pas seulement à vos candidats, mais à l’ensemble de votre organisation. Il s’agit d’un investissement stratégique qui apporte des retours concrets et mesurables à long terme.

Y a-t-il vraiment besoin d’en dire plus ?

Dans une prochaine partie, je vous expliquerai quels sont les KPI à mettre en place afin de suivre les résultats de vos efforts. Restez à l’affût !

Partie 2 : Quels KPI suivre ?

Dans mon article précédent, je vous expliquais ce qu’était l’expérience candidat, jusqu’à quand elle existe dans votre processus de recrutement, mais surtout, depuis quand.

Vous avez probablement réfléchi à la manière dont vous pourriez alors améliorer les choses dans votre processus, en ayant réalisé un habile audit de celui-ci.

Maintenant, je vais vous expliquer comment mesurer vos efforts avec quelques KPI intéressants, puis comment Jarvi peut devenir votre partenaire le plus précieux dans le suivi de ces KPI mais surtout, dans le succès de votre expérience candidat.

Les KPI à suivre pour mesurer vos efforts.

Maintenant que vous avez mis en place des actions pour améliorer l’expérience candidat, il est crucial de mesurer leur impact. Comment savoir si ces efforts portent leurs fruits ? Grâce à des KPI pertinents qui vous permettront de suivre et d’optimiser chaque étape du processus de recrutement.

Voici les KPI les plus importants à surveiller :

• Taux de conversion à chaque étape du processus

Le taux de conversion mesure le pourcentage de candidats qui passent d’une étape du processus à une autre, par exemple, du dépôt de candidature à l’entretien. Cet indicateur permet d’identifier les points de friction où les candidats abandonnent ou sont écartés, afin d’ajuster vos méthodes et améliorer la fluidité du processus de recrutement.

• Taux de satisfaction des candidats (NPS - Net Promoter Score)

Le NPS candidat évalue la satisfaction des candidats à l’issue du processus de recrutement, qu’ils soient retenus ou non. Généralement mesuré par une enquête, cet indicateur est un reflet direct de la qualité de l’expérience candidat. Il aide à identifier les aspects à améliorer dans votre gestion des interactions avec les candidats.

• Délai moyen de réponse aux candidats

Le délai moyen de réponse mesure le temps écoulé entre la réception d’une candidature et la première réponse envoyée au candidat. La réactivité est cruciale pour offrir une bonne expérience, car des délais trop longs peuvent frustrer les candidats et les pousser à postuler ailleurs. Cet indicateur est essentiel pour garantir une bonne gestion du temps.

• Temps moyen de traitement d’une candidature

Le temps moyen de traitement correspond à la durée totale entre la réception d’une candidature et la décision finale (positive ou négative). Un processus trop long peut entraîner une perte d’intérêt de la part des candidats et nuire à l’image de votre entreprise. C’est un indicateur essentiel pour ajuster la durée de vos processus.

• Délai d’embauche = Time to Hire

Le time to hire correspond à la durée totale entre la première interaction avec un candidat et l’acceptation de l’offre d’emploi. Il mesure la rapidité de votre entreprise à recruter après l’identification d’un candidat pertinent. Un time to hire optimisé signifie que vous limitez les délais d’attente pour les talents et réduisez le risque de perdre des candidats de qualité en raison de la lenteur du processus.

• Délai de pourvoi = Time to Fill

Le time to fill mesure le temps nécessaire pour pourvoir un poste vacant à partir du moment où l’offre est publiée jusqu’à l’acceptation du poste par un candidat. Cet indicateur vous aide à comprendre la vitesse globale de votre processus de recrutement. Un time to fill trop long peut indiquer un problème dans votre sourcing ou vos processus de sélection.

• Taux d’abandon des candidats

Le taux d’abandon mesure le pourcentage de candidats qui quittent volontairement le processus de recrutement avant son terme. Un taux d’abandon élevé peut signaler des problèmes liés à la clarté du processus, la longueur des étapes, ou un manque de communication. Cet indicateur vous aide à ajuster le parcours pour réduire ces abandons.

• Nombre de candidatures spontanées

Ce KPI calcule le nombre de candidatures reçues sans que l’entreprise ait activement publié d’offre. Il témoigne de l’attractivité spontanée de votre marque employeur. Plus vous recevez de candidatures spontanées, plus votre entreprise est perçue comme un employeur de choix, même sans efforts de sourcing spécifiques.

• Taux de satisfaction des nouveaux embauchés après la période d’essai

Ce KPI mesure la satisfaction des nouveaux collaborateurs à l’issue de leur période d’essai par rapport à leur expérience de recrutement. Cela permet de vérifier si les attentes créées lors du recrutement correspondent bien à la réalité du poste, ce qui est crucial pour la rétention des talents à long terme.

• Coût par embauche = Cost per Hire

Le coût par embauche calcule les dépenses moyennes associées à chaque recrutement, incluant les coûts des outils, des ressources humaines et du marketing. Optimiser ce coût tout en maintenant une expérience candidat de qualité est essentiel pour garantir la rentabilité de votre processus de recrutement.

• Taux de rétention des nouveaux embauchés

Le taux de rétention mesure le pourcentage de nouveaux collaborateurs qui restent dans l’entreprise après une période donnée, comme 6 mois ou 1 an. Un taux élevé indique une expérience candidat réussie et une bonne adéquation entre les attentes du candidat et la réalité du poste.

• Score de diversité des candidats recrutés

Ce KPI mesure la diversité des profils recrutés selon des critères tels que le genre, l’origine, ou le parcours professionnel. Une expérience candidat inclusive favorise la diversité au sein de votre entreprise et renforce la richesse de vos équipes.

• Taux de réengagement des candidats non retenus

Le taux de réengagement correspond au pourcentage de candidats non retenus qui repostulent pour d’autres postes dans votre entreprise. Il montre que l’expérience de refus a été suffisamment positive pour que ces candidats envisagent de revenir, un excellent indicateur de la qualité de votre relation post-recrutement.

• Taux d’utilisation des outils de feedback

Cet indicateur mesure combien de candidats utilisent les outils mis à disposition pour donner leur avis sur le processus de recrutement (enquêtes, évaluations). Un taux élevé montre que les candidats se sentent écoutés, et que vous prenez leurs retours en compte pour améliorer constamment l’expérience.

• Taux de recommandation des nouveaux embauchés (eNPS - Employee Net Promoter Score)

L’eNPS mesure la probabilité que les nouveaux embauchés recommandent l’entreprise à d’autres candidats ou à des amis. Un bon eNPS montre que l’intégration a été réussie et que l’expérience candidat a contribué à renforcer leur engagement.

Ces KPI vous offrent une vue d’ensemble sur ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré dans votre processus de recrutement. En suivant ces indicateurs régulièrement, vous pourrez affiner vos pratiques, améliorer l’expérience candidat et optimiser vos résultats. N’oubliez pas : commencez par quelques indicateurs clés avant d’élargir votre suivi au fur et à mesure de vos ajustements.

Comment Jarvi vous aide avec votre expérience candidat ?

Vous vous demandez maintenant comment Jarvi peut concrètement vous aider à améliorer votre expérience candidat ?

Voici quelques-unes des fonctionnalités qui font de Jarvi un partenaire précieux dans l’optimisation de votre processus de recrutement :

1. Suivi des KPI en temps réel : Jarvi permet de suivre des indicateurs comme le taux de réponse aux candidats, le taux de conversion à chaque étape ou encore le time-to-hire (temps nécessaire pour finaliser une embauche). Vous pouvez ainsi ajuster votre processus au fur et à mesure et voir immédiatement où vous perdez des candidats.

2. Alertes en temps réel pour les messages candidats : Jarvi vous avertit dès qu’un candidat envoie un message, vous permettant de répondre rapidement et d’éviter les oublis. Vous restez ainsi toujours à jour, ce qui améliore la réactivité et la perception que les candidats ont de votre entreprise.

3. Templates de communication personnalisables : vous pouvez créer des modèles de message pour chaque étape clé du processus de recrutement. Cela permet d’automatiser et de personnaliser les communications tout en conservant un haut niveau de qualité dans vos échanges avec les candidats.

4. Historique complet des interactions : grâce à Jarvi, vous avez accès à l’historique complet des échanges avec chaque candidat, ce qui vous permet de personnaliser vos messages et de suivre précisément où en est chaque candidature.

5. Analyse des canaux de recrutement : Jarvi permet d’identifier d’où viennent vos meilleurs candidats (réseaux sociaux, sites d’emploi, recommandations, etc.) et d’ajuster vos efforts de recrutement en conséquence.

6. Nurturing des candidats non retenus : Jarvi vous aide à garder contact avec les candidats non retenus via des campagnes de nurturing que vous pouvez mettre en place : en leur envoyant, par exemple, des informations sur de futures opportunités. Vous pouvez ainsi maintenir une relation avec eux, les informer des évolutions de l’entreprise, et les inciter à postuler à nouveau plus tard.

En conclusion, Jarvi vous donne les outils nécessaires pour non seulement améliorer la qualité de votre processus de recrutement, mais aussi pour optimiser chaque étape du parcours candidat. Cela vous permet d’offrir une expérience candidat exceptionnelle et d’attirer les meilleurs talents.

Et pour aller plus loin, vous pouvez découvrir comment utiliser Jarvi pour le nurturing des candidats en lisant cet article : Comment utiliser Jarvi pour le nurturing.